Porque é que o endereço de email da sua empresa afasta clientes
Uma empresa de construção em Maputo perdeu um concurso no ano passado. A
proposta técnica estava correcta, o preço era competitivo, e a submissão foi
feita dentro do prazo. O que constava do formulário era o endereço de contacto:
construcoes.maputo2019@gmail.com.
Não foi por isso que perderam. Mas foi por isso que a comissão hesitou.
O que um endereço genérico comunica
Quem recebe a sua mensagem faz três leituras em poucos segundos, quase sempre sem se aperceber:
A empresa existe mesmo? Um domínio próprio implica registo, pagamento anual e alguém responsável pela sua manutenção. Uma conta gratuita implica cinco minutos e um número de telemóvel.
Vai continuar a existir daqui a um ano? Contratos de manutenção, fornecimento e consultoria pressupõem continuidade. Um endereço pessoal sugere uma pessoa, não uma organização.
Com quem estou realmente a falar? geral@empresa.co.mz é a empresa.
joao1987@hotmail.com é o João, e ninguém sabe se o João ainda lá trabalha.
Nada disto é justo. Empresas sérias trabalham há anos a partir do Gmail. Mas a avaliação acontece na mesma, e acontece antes de alguém ler a sua proposta.
O problema prático, não apenas o de imagem
A questão da credibilidade é a mais visível. As outras são mais caras.
As mensagens saem com a pessoa. Quando um colaborador sai e o endereço era dele, sai com o histórico, os contactos e as conversas em curso. Com um domínio próprio, a caixa fica na empresa e o acesso transfere-se num minuto.
A entrega é pior. Servidores de destino aplicam critérios mais exigentes a mensagens em massa vindas de contas gratuitas. Facturas e cotações acabam com mais frequência em spam.
Concursos e registos exigem-no. Vários formulários institucionais pedem um endereço no domínio da entidade. Alguns rejeitam liminarmente contas gratuitas.
Quanto custa, em números
Em Moçambique, montar isto de raiz envolve normalmente três coisas: registar o domínio, contratar o alojamento de email e configurar tudo (DNS, telemóveis, Outlook). É a terceira que costuma travar as pequenas empresas, porque exige mexer em registos DNS.
Na BizMedia fazemos as três por 2.900 MT por ano, com cinco caixas de correio e o domínio .com incluído. Para um domínio .co.mz acrescem 2.500 MT. Levamos as mensagens do email actual e configuramos os aparelhos. Do DNS tratamos nós.
O que fazer esta semana
Se a sua empresa ainda envia facturas a partir de uma conta gratuita, o primeiro passo custa nada: veja se o nome que quer ainda está livre. Leva dez segundos e não implica compromisso.
Verificar o nome da minha empresa
Se o nome estiver ocupado, há quase sempre alternativas razoáveis. Se estiver livre, vale a pena reservá-lo antes que deixe de estar.